NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM
Közigazgatási Továbbképzési Intézet

Gyakori kérdések képzési referenseknek

Találjon gyorsan választ kérdéseire – témakörök szerint!

Az alábbiakban azokra a kérdésekre hívjuk fel a figyelmet, amelyekkel a Probono rendszer felhasználói a leggyakrabban keresik meg ügyfélszolgálatunkat.

A kérdéseket két nagy csoportra bontottuk (tisztviselőknek és a képzési referenseknek), továbbá a csoportokon belüli könnyebb eligazodás elősegítése érdekében témakörök köré rendeztük a tudnivalókat.

Az oldalon asztali számítógép használata során a ctrl + F billentyűkombináció segítségével kereshet.
 

Adatlap szerkesztése, tisztviselő adatainak nyilvántartása
 

Hogyan módosítható a jogviszony sor?

Amennyiben év közben valamely tisztviselőnk jogviszonyában változás történik, a hozzárendelt adatok módosíthatóak a következő módon: a Probono Classic/Adminisztráció/Felhasználók/Adatlap/Továbbképzési kötelezettségek meghatározása menüponton belül, a Jogviszony időszak(ok) feltüntetésénél a Szerkesztés(ceruza) gombra kattintva a felugró ablakban, a megadott adatok szerkeszthetőek és a módosítások a Mentés funkció gombra kattintva véglegesíthetők.


Milyen módon tudom a tisztviselőim adatait frissíteni és szerkeszteni?

A tisztviselők adatlapja a Probono Classic/Adminisztráció/Felhasználók menüponton keresztül érhető el. A kiválasztott felhasználó nevével egy sorban található adatlap ikonra kattintva nyílik meg a tisztviselő személyes adatlapja, ahol a referensi jogosultsággal engedélyezett módosítások elvégezhetők.


Referensként megváltoztathatom a tisztviselők jelszavát vagy e-mail címét?

A tisztviselők adatlapján az e-mail cím és a jelszó módosítása is elvégezhető képzési referensi jogosultsággal. A jelszavak 180 naponként lejárnak, ezen időszak lejártát követően valamennyi felhasználónak jelzi a rendszer a jelszó módosításának szükségességét.


Miért fontos az adatlapokon a „TOVÁBBKÉPZÉSI KÖTELEZETTSÉG MEGHATÁROZÁSÁHOZ / KÖZIGAZGATÁSI VIZSGÁRA VALÓ JELENTKEZÉSHEZ SZÜKSÉGES ADATOK” menüpont kitöltése?

A Továbbképzési kötelezettséghez kapcsolódó adatok kitöltése azért kiemelten fontos, mert a Probono rendszer ezen információk alapján határozza meg a tisztviselő számára a teljesítendő kötelezettség mértékét (a teljesítendő pontértéket) képzési ciklusonként, valamint ezen adatok befolyásolják azt is, hogy a tisztviselő számára milyen típusú programok (képzések és vizsgák) tervezhetők. Amennyiben a képzéstervezés során a kötelezettség hiányára utaló visszajelzést küld számunkra a rendszer, úgy a bevitt adatokat ellenőrizni szükséges.


Mi történik akkor, ha a Továbbképzési kötelezettség keletkezésének ideje sort üresen hagyom a tisztviselőm adatlapján?

Ebben az esetben a Probono nem számolja ki a tisztviselő képzési kötelezettségét és ezáltal a képzések tervezését (egyéni képzési terv összeállítását) sem engedi meg a rendszer.


Miért és mikor kell megadni a közigazgatási alapvizsgára vonatkozó adatokat az adatlapon?

A közigazgatási alapvizsgára vonatkozó adatok kitöltése a továbbképzési kötelezettség meghatározásához elengedhetetlen. A kitöltés során a vonatkozó törvényi szabályozásoknak megfelelően szükséges eljárni. Nem csak a teljesített alapvizsgát, hanem amennyiben a tisztviselő mentesül alóla, annak tényét és indokát is rögzíteni kell. Amennyiben az ide vonatkozó adatok nem kerülnek feltüntetésre, a Probono nem számol képzési kötelezettséget a tisztviselő részére, és a képzések rögzítését sem engedi az egyéni tervek összeállítása során.


Miért és mikor kell megadni a közigazgatási szakvizsgára vonatkozó adatokat az adatlapon?

A szakvizsga elvégzésére és a 2 éves közigazgatási gyakorlat meglétére vonatkozó információk rögzítése a szakvizsga kötelezettség és a szakvizsga tervezése szempontjából releváns, a továbbképzési kötelezettség mértéke és összetétele szempontjából nem. Amennyiben a szakvizsgára vonatkozó információk nem kerülnek rögzítésre, a vizsga tervezése meghiúsul.

 
Miért és mikor kell megadni az ügykezelői alapvizsgára vonatkozó adatokat az adatlapon?

Amennyiben számára a munkáltató ügykezelői alapvizsga elvégzését írja elő, úgy az adatlapon rögzíteni szükséges, hogy ügykezelőként képzésen kíván részt venni. Ellenkező esetben a képzéstervezés meghiúsul.


Miért fontos, hogy rögzítsük a felsőfokú végzettség megszerzésének dátumát?

A felsőfokú végzettség megléte a tisztviselők továbbképzési kötelezettségét és ezáltal az intézményi pontkeretet is befolyásoló adat, a helyes pontszámítás érdekében a megszerzés dátumát minden esetben rögzíteni szükséges.


Miért fontos, hogy rögzítsük a tisztviselők adatlapján a meghatározott szakirányú vagy akkreditált nemzetközi végzettségre vonatkozó adatokat?

A vonatkozó törvényi szabályozások alapján egyes szakirányú vagy akkreditált nemzetközi végzettségek az elektronikus információbiztonsági képzések belépő képzései alóli mentességet biztosítanak tulajdonosának. Az elektronikus információbiztonsági képzésekkel kapcsolatban bővebben a https://eib.uni-nke.hu oldalon tájékozódhatunk.


Főreferensi és referensi jogosultságok 


Mi a különbség a képzési főreferens és a képzési referensi jogosultság között?

Egy szervezetnek összesen 1 képzési főreferense lehet, míg képzési referense bármennyi. Ennek okán a főreferensi jogosultság néhány plusz jogosultsággal jár: a főreferens a saját szervezetében kijelölheti a képzési referenseket és a kéépzésszervezőket és jóváhagyhatja a kérelmezett jogosultságokat; intézményi átalakulás esetén a Probono rendszerben jogosult a tisztviselők átmozgatásához a Csoportos áthelyezés funkció használatával. 


Milyen jogosultságaim vannak képzési referensként?

A képzési referens a munkáltatója (szervezete) képviselőjeként (meghatalmazottjaként), a szervezetével kapcsolatos adatokat (Szervezet adatai/Egyéb adatok), a szervezet tisztviselőinek továbbképzési kötelezettségére és a képzések teljesítésére vonatkozó adatokat kezeli, ezeket adminisztrálja. A referens fő feladatai közé tartozik többek között a képzéstervezés lebonyolítása (előíró és igény alapú tervezés során is), az egyéni képzési tervek elkészítése, a fejlesztési célok kijelölése és a céloknak megfelelő fejlesztési terv összeállítása, továbbá a tisztviselő képzésre és vizsgára történő jelentkeztetésének kezelése a Probono rendszerben.


Milyen jogosultságaim vannak képzési főreferensként?

A képzési főreferens szerepe igen jelentős egy-egy szervezeten belül, mivel meghatározott jogosultságok megadásáról és visszavonásáról is rendelkezhet. Saját szervezetében kijelölheti a képzési referenseket és a képzésszervezőket és jóváhagyhatja a kérelmezett jogosultságukat. Főreferensként intézményi átalakulás esetén a Probono rendszerben jogosult a tisztviselők átmozgatásához (áthelyezéséhez) a Csoportos áthelyezés funkció használatával.


Képzéstervezés 


Mikortól tudok egyéni képzési tervet létrehozni a Probonoban?

A képzéstervezési időszak minden évben február 1-jén kezdődik, így az egyéni terveket is ettől az időponttól lehet elkészíteni a Probono felületén. Ha a jelzett időpontot megelőzően készítem el a tervet a rendszerben, akkor a február 1-jét megelőzően betervezett képzések törlésre kerülnek az egyéni képzési tervekből.
 

Hol tudom az egyéni képzési terveket elkészíteni a tisztviselőim számára?

A tervkészítésre az Új Probono felület Szervezés menüpontjában van lehetőség. Intézményi összesítők és a Képzési és vizsgatervek almenükben is létrehozhatóak az egyéni tervek.
 

Milyen módokon hajtható végre a képzéstervezés?

A tervezés egyik módszertana az Igény alapú képzéstervezés, amelynek keretében a tisztviselők által megigényelt képzések hagyhatók jóvá vagy utasíthatók el az igényléstől számított harminc naptári napon belül. A tervezés másik módszere az előíró típusú tervezés, mely esetben a tisztviselő tervéhez hozzárendelhető a munkáltató által meghatározott (előírt) képzés.

Hol tudok egyéni fejlesztési tervet készíteni?

Az egyéni fejlesztési tervek elkészítésére az Új Probono felület Szervezés menüpontjában van lehetőség az Egyéni fejlesztési tervek almenüben. Az egyéni fejlesztési célok kitűzése a kompetenciaméréshez kötődik. A fejlesztésicélok kitűzését a tisztviselők önértékelését és/vagy mérését követően ajánlott elvégezni, mivel a fejlesztési célokat a tisztviselő méréssel vagy önértékeléssel megállapított jártassági szintjénél magasabb szintre célszerű kitűzni. A Fejlesztési cél hozzáadása gomb használata akkor válik lehetővé, ha már legalább egy tisztviselőt kiválasztunk, akinek fejlesztési célt szükséges kitűzni. A „Fejlesztési cél hozzáadása” gomb megnyomását követően kiválaszthatóak lesznek a kompetenciák, amelyek közötti keresést egy kereső mező biztosítja. A választott tisztviselőhöz, így egyéni fejlesztési célok jelennek meg amelyekből lehetőség nyílik választani és az egyéni fejlesztési tervet ez alapján összeállítani, ezen a felületen. A már létrehozott fejlesztési tervek is módosíthatóak ezen a felületen.


Hol érem el a tárgyévi tervezési útmutatókat?

A tervezéshez készített segédletek az Új Probono felület „Ügyfélszolgálat” aloldalán találhatóak az Útmutatók, tájékoztatók rovatban.

A tárgyévi tervezési útmutatókat, minden év február elején publikáljuk honlapunkon és megküldjük minden képzési referens részére e-mail üzenetben is.


Miből adódik össze az éves intézményi pontkeret?

A Probono rendszer a továbbképzésre kötelezett tisztviselők aktuális létszámának és az általuk teljesítendő pontok összességének figyelembevételével automatikusan számolja ki a tárgyévi intézményi pontkeretet. A pontkeretet befolyásolja a képzésre kötelezett tisztviselők létszáma, azok végzettsége, valamint a Probonoban rögzített kötelezettségek és mentességek mértéke is.
 

Mi történik, ha túllépem az intézményi pontkeretet? Mi a teendőm?

Amennyiben az intézmény pontkerete elfogy, további tervezésre nincs lehetőség. Ha azonban újabb közszolgálati továbbképzés betervezése válik szükségessé, akkor az intézményünk tisztviselői terveiből a még nem teljesített képzések törlésével szabadíthatunk fel pontkeretet. (Jó tudni, hogy a közszolgálati képzések esetében van néhány olyan képzés, amelynek betervezése nem terheli az intézményi pontkeretet. Erről a tervezési útmutatóból lehet tájékozódni.)
 

Belső képzések esetében milyen pontkeret áll rendelkezésre intézményi szinten?

Belső képzések tervezése esetén nincsen jogszabály által megállapított „korlát”, így ezek közül bármennyi betervezhető. A letölthető programkínálatban külön megtalálhatóak a belső képzések táblázatos formában, ahol többek között a pontérték mellett a más szervezet által kínált belső képzések is megtekinthetők. Jó tudni, hogy ha más szervezettől veszünk igénybe belső képzést az sok esetben plusz költséggel járhat a szervezetünk számára, ha a kiválasztott képzés díjfizetés ellenében vehető igénybe.
 

Mi a különbség a közszolgálati és a belső képzések között?

A közszolgálati továbbképzéseket kizárólag a Nemzeti Közszolgálati Egyetem biztosítja. A teljesített közszolgálati továbbképzés pontértéke beszámításra kerül a teljesítendő pontokba közszolgálati pont értékként. A belső továbbképzések körébe tartoznak a közigazgatási szervek által szervezett szakmai képzések, speciális intézményi vagy munkaköriismereteket, illetve képességeket közvetítő képzések is. A belső továbbképzések teljesítéséből fakadó pontok beszámítását az irányadó kormányrendeletek tartalmazzák, amelyek közigazgatási szervtípusokként eltérőek lehetnek.

  • A közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló 273/2012. (IX. 28.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó szervek esetében a belső képzések pontszámainak 25%-a számítható be a továbbképzési kötelezettség teljesítésébe.
  • A közigazgatási vezetőképzésről szóló 338/2019. (XII. 23.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó szervek esetében a tárgyévi továbbképzési kötelezettség legfeljebb 50%-a teljesíthető belső továbbképzéssel.
  • A fővárosi és vármegyei kormányhivatalokról, valamint a járási (fővárosi kerületi) hivatalokról szóló 568/2022. (XII. 23.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó szervek esetében a belső képzések pontszámainak 25%-a számítható be a továbbképzési kötelezettség teljesítésébe.
  • A  különleges jogállású szervek által közszolgálati jogviszonyban foglalkoztatottak képzéséről, továbbképzéséről, valamint egyes továbbképzési tárgyú kormányrendeletek módosításáról szóló 499/2021. (VIII. 18.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó szervek esetében a tárgyévi továbbképzési kötelezettség legfeljebb 50%-a teljesíthető belső továbbképzéssel.
     
Jogviszony beállítása éa lezárása a Probono rendszerben, jogosultság-igénylési kérelmek elbírálása 


Milyen teendői vannak a képzési referensnek a tisztviselő jogviszonyának beállításakor?

A tisztviselői szerepigény beérkezéséről e-mailben kap értesítést a képzési referens és hét nap áll rendelkezésére, hogy jóváhagyja azt a Probono Classic/Adminisztráció/Szerepek jóváhagyása menüpontban. Szorosan ehhez kötődő feladat a jogviszony időszak rögzítése és a jogviszonyhoz fűződő szükséges adatok megadása: heti óraszám, vezető(I/N), besorolás. Ellenőrizni kell továbbá a továbbképzési kötelezettség keletkezésére, alapvizsgára és felsőfokú végzettségre vonatkozó adatokat is. Miután az adatok kitöltése megtörtént a Mentés gombbal véglegesítjük a felvitt adatokat. Az adatlap kitöltése után megkezdhető a továbbképzések tervezése.

 
Milyen teendői vannak a képzési referensnek a tisztviselő jogviszonyának lezárásakor?

A) A tisztviselő szervezettől való kilépésekor – azaz jogviszonyának megszűnésekor- szükséges a tisztviselő továbbképzési kötelezettségével és a jogviszonyával kapcsolatosan rögzített adatokat módosítani a Probono rendszerben. A legfontosabb lépés a jogviszony időszak lezárása ProbonoClassic/Adminisztráció/Felhasználók/Adatlap menüponton belül. Ha a tisztviselő rendelkezett egyéb jogosultságokkal (pl. képzési referens) annak megszüntetéséről is intézkedni kell.

B) A jogviszony időszak lezárása előtt fontos áttekinteni a tisztviselő aktuális évi egyéni képzési tervének állapotát. Amennyiben a tisztviselő képzési terve tartalmaz olyan képzési programot, amelyre a tisztviselőnek „élő” jelentkezése van, de a jogviszonya megszűnésének napjáig nem végezte el ezt, érdemes törölni a jelentkezését. Ha a képzési program esetében már történt teljesítés, akkor az nem törölhető az egyéni tervből.


Hol lehet lezárni a jogviszony időszakot?

A tisztviselő jogviszony időszakának lezárását az Adatlapon, a „Továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatok” menüponton belül a „Jogviszony időszakoknál” tudjuk megtenni. A jogviszony időszakok sornál a Szerkesztés(ceruza)ikonra kattintva a felugró ablakban kell megadni az érintett tisztviselő jogviszony igazolásán szereplő kilépés dátumát, majd a Mentés gombra kell kattintani a folyamat lezárásához. Ettől a pillanattól kezdve, a tisztviselő már nem kapcsolódik tovább a szervezethez, a vele kapcsolatos képzési referensi teendőink lezárulnak. A jogviszony időszakot kizárólag a képzési referens tudja lezárni!


Mi történik akkor, ha nem zárom le a kilépő tisztviselő jogviszony időszakát?

Addig ameddig nem zárom le a kilépő tisztviselő jogviszonyát, a tisztviselő az új szervezetnél nem tud „tisztviselői” szerepet igényelni, és a lezárásig nem kerülhet be az új szervezethez. Ilyen esetekben, a tisztviselőnek fel kell venni a kapcsolatot a régi munkáltató képzési referensével és jeleznie kell felé, hogy zárja le a jogviszonyt, majd ezt követően tudja az új munkáltatónál a szerep igénylését elindítani.


Honnan értesülök róla, ha a szervezetemben jóváhagyásra váró tisztviselői szerepigénylés érkezett?

Az újonnan belépő tisztviselő jogosultság igénylését követően, jogosultság-igénylési kérelem benyújtásáról rendszerüzenet érkezik a referens számára a Probonoban regisztrált e-mail címére. Az üzenet megérkezését követően, hét nap áll a referens rendelkezésére, hogy a kérelmet jóváhagyja vagy téves igénylés esetén elutasítsa azt. Ha a jelzett határidőben ezt nem teszi meg, akkor az igénylés automatikusan törlődik a rendszerben.
 

Képzési referensként jóvá kell hagynom az új belépő tisztviselői jogosultságát. Hol hagyhatom ezt jóvá?

Az újonnan belépő tisztviselői jogosultságának jóváhagyására a Probono rendszerbe való belépést követően a https://probono.uni-nke.hu/user/szerepkorok oldalon az Adminisztráció / Szerepek jóváhagyása menüpontban van lehetőség a jogviszony időszak rögzítésével egyidőben.
 

Milyen jogosultságokat hagyhatok jóvá referensként?

A képzési referens a saját szervezetében tisztviselői, és ritka esetekben a „nem közszolgálati tisztviselői” jogosultságokat tudja jóváhagyni.


Nem találta meg a megfelelő választ?

Látogasson el az ügyfélszolgálati oldalunkra, ahol további tájékoztatókat, útmutatókat, hasznos információkat olvashat, vagy keressen minket az alábbi elérhetőségeken:
E-mail: tovabbkepzes@uni-nke.hu
Telefon: 06 (1) 432-9030 (telefonok fogadása: hétfőtől csütörtökig 9:00-12:00 és 13:00-16:00, pénteken 9:00-12:00 óra között).