Gyakori kérdések

Mikor keletkezik ügykezelői alapvizsga kötelezettségem?

A kormányzati és közszolgálati ügykezelőnek (továbbiakban: ügykezelő) a kormányzati vagy közszolgálati jogviszonya keletkezésétől számított hat hónapon belül ügykezelői alapvizsgát kell tennie.

Kik mentesülnek az ügykezelői alapvizsga alól?

Nem kell ügykezelői alapvizsgát tennie annak, aki közgazdasági szakközépiskola igazgatás-ügyvitel szakán szerzett képesítéssel, illetőleg közigazgatási alap- vagy szakvizsgával rendelkezik.

Milyen következményekkel jár, ha nem teljesítem az ügykezelői alapvizsga kötelezettségemet?

Ha az ügykezelő az alapvizsgát az előírt határidőt követő hat hónapon belül nem teszi le, kormányzati vagy közszolgálati szolgálati jogviszonya megszűnik.

Kormányzati/közszolgálati szolgálati jogviszony hiányában tehetek-e ügykezelői alapvizsgát?

A jogi szabályozás nem teszi lehetővé, hogy nem kormányzati/közszolgálati szolgálati jogviszonyban álló személy ügykezelői alapvizsgát tehessen. A nem a célcsoportba tartozó tisztviselők számára ügykezelői vizsga helyett az alábbi két közszolgálati továbbképzési programot ajánljuk:

• Ügykezelési iránytű – Egy irat életútja c. közszolgálati továbbképzési program;
• Titkos ügykezelői vizsga (titkos ügykezelői vizsgát nemcsak tisztviselők, hanem közalkalmazotti, hivatásos szolgálati jogviszonyban állók, továbbá minősített adatot kezelő gazdálkodó szervezeteknél alkalmazott munkavállalók is tehetnek).

Az ügykezelői alapvizsga kiváltja-e a titkos ügykezelői vizsgát?

Nem. Az ügykezelői alapvizsga bizonyítvány nem helyettesíti a titkos ügykezelői bizonyítványt.

Hol tehetek ügykezelői alapvizsgát?

A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX törvény 1. § bekezdése szerinti szerveknél alkalmazott vizsgázó a munkáltató székhelye, illetve működési területe szerint illetékes fővárosi vagy vármegyei kormányhivatalnál. A kormányhivatalok elérhetőségeit a „Területi vizsgaszervezés” menüpontban találhatják.

Hogyan jelentkezhetek az ügykezelői alapvizsgára, illetve a vizsgára felkészítő tanfolyamra?

A vizsgára és a felkészítő tanfolyamra történő jelentkezés a Probono rendszerben történik. A jelentkezés feltétele, hogy az ügykezelő regisztráljon a Probono rendszerben. (A jelentkezéssel kapcsolatosan bővebb információt a bal oldali menüsor „Jelentkezés” menüpont alatt talál.)

Milyen segítséget kapok az ügykezelői alapvizsgára történő felkészüléshez?

A vizsgára való felkészülés történhet önálló tanulás keretében, vagy a vizsgaszervezők által szervezett felkészítő tanfolyam útján. A tanfolyamok időpontjait a vizsgaszervezők egyénileg hirdetik meg.

Van-e mentesség valamelyik tananyagrész alól?

Amennyiben a vizsgázó 2010. április 1-jét követően titkos ügykezelői vizsgát tett és az arról szóló bizonyítvány másolatát a vizsga napján a vizsgabizottság részére bemutatja, a gyakorlati és a szóbeli részvizsgán mentesül az adatvédelmi és titkos ügyirat kezelési ismeretek témakörből történő számonkérés alól.

Köteles-e a munkáltató a vizsgára való felkészüléshez tanulmányi szabadságot biztosítani?

Ha a munkáltató hozzájárult a felkészítő tanfolyamon való részvételhez, köteles mentesíteni a vizsgázót a felkészítő tanfolyam időtartamára a munkavégzés alól, aki erre az időszakra illetményére jogosult. Abban az esetben, ha a vizsgázó nem veszi igénybe a felkészítő tanfolyamot, a munkáltató a felkészítő tanfolyam időtartamával megegyező időtartamban mentesíti a vizsgázót a munkavégzési kötelezettsége alól. A vizsgázót az ügykezelői alapvizsga időpontját megelőző, általa előzetesen bejelentett munkanapokon kell a munkavégzési kötelezettség alól mentesíteni. A vizsgázó a mentesítés idejére illetményre jogosult.

Ki viseli az ügykezelői alapvizsga költségeit?  

A munkáltató finanszírozza a felkészítő és az első vizsga költségét. A díjak megfizetése utólag, a vizsgaszervező (fővárosi és vármegyei kormányhivatalok) által kiállított számla alapján történik.

Hányszor ismételhetem meg az eredménytelen vizsgámat?

Az eredménytelen vizsga az ügykezelői alapvizsga letételének határidejéig korlátlan számban megismételhető.

Mit tegyek, ha nem megfelelő a felkészítő vagy a vizsga időpontja?              

A munkáltató felé kell jelezni a problémát, aki ezt továbbítja a vizsgaszervezőnek. A vizsgaidőpont a vizsgázó kérelmére az alábbiak szerint módosítható: A vizsgázó - munkáltatója egyetértésével - elhalaszthatja a vizsgáját. A vizsgahalasztás bejelentését a munkáltató küldi meg a vizsgaszervező részére. A vizsga elhalasztása esetén halasztási díjat kell fizetni, ami megegyezik az illetményalap 10%-ával. A halasztási díj a munkáltatót terheli, aki - döntésétől függően - átháríthatja azt a vizsgázóra. A vizsgázó első alkalommal díjmentesen elhalaszthatja a vizsgát, feltéve, hogy a halasztásra önhibáján kívüli okból kerül sor. Ezt minden esetben igazolni kell.

Hány napos az ügykezelői alapvizsgára felkészítő tanfolyam?

Az ügykezelői alapvizsga felkészítő tanfolyama 2 napos (2x8x45 perc). Minden tanfolyami napon 45 perc ebédszünet biztosított.

Ki fizeti az ismétlővizsga költségét, ha sikertelen vizsgát tettem?

Az ismétlővizsga, valamint a javítóvizsga díja az illetményalap 10%-a, melyet a munkáltató térít meg a vizsgaszervező számára. Az ismétlővizsga díját a munkáltató – döntésétől függően – átháríthatja az ügykezelőre.

Hogyan zajlik az ügykezelői alapvizsga? 

Az ügykezelői alapvizsga gyakorlati (írásbeli) és szóbeli vizsgarészből áll. A két vizsgarész lebonyolítására egy napon kerül sor. A gyakorlati vizsga eredményessége esetén kezdhető meg a szóbeli vizsga. 

Mennyi idő áll rendelkezésemre a írásbeli feladatlap (gyakorlati vizsgarész) megírásához?

Hatvan perc (1 óra) áll rendelkezésére a vizsgázónak az írásbeli feladatlap megírására.

Mi a teendő, ha nem sikerült az ügykezelői alapvizsgám?

Sikertelen vizsga esetén a munkáltatónál kijelölt képzési referens segítségét kell kérni az új vizsgajelentkezéshez. Új vizsgaidőpontra leghamarabb a vizsgát követő napon lehet jelentkezni, miután a képzési referens a vizsgázónak az ügykezelői alapvizsgát újra betervezte.

Hogyan kapom meg a bizonyítványomat?

A tisztviselők a Probono Tanulás/Portfólió almenüpontjában az aktuális ügykezelői alapvizsga képzés és vizsgajelentkezési információkon túl, az ügykezelői alapvizsga eredményes teljesítését követően elérhetik, illetve letölthetik a bizonyítványukat is.

Figyelem! A bizonyítvány a vizsgaszervező eredményrögzítését követően lesz elérhető a vizsgát követő munkanapon.